Notifiche pec e altre novità nel processo telematico

Le notifiche pec rappresentano uno degli argomenti di cui si sono occupati le specifiche tecniche del 7 agosto 2024 e che saranno in vigore dal 30 settembre 2024.

Vediamo gli aspetti più interessanti di questo argomento.

Notifiche pec: comunicazione dell’indirizzo

Le notifiche a mezzo pec, nel processo civile telematico che nel processo penale telematico, presuppongono la presenza di gestori di questa forma di comunicazione, ma non solo.

L’articolo 10 delle specifiche tecniche dispone che la Pubblica Amministrazione o l’ente privato debbano comunicare i propri indirizzi di posta elettronica certificata per poter ricevere le comunicazioni e le notificazioni. L’obbligo di comunicazione dell’indirizzo pec riguarda anche gli organi, le articolazioni territoriali e le aree organizzative omogenee come previsto dall’articolo 11 delle specifiche.

Deposito telematico e formato dei documenti informatici

Gli atti del procedimento civile o penale informatico devono essere depositati in modalità telematica presso l’ufficio giudiziario devono essere in formato PDF o PDF/A e possedere tutta una serie di requisiti necessari soprattutto per individuare la provenienza.

Ai sensi dell’articolo 16 i documenti informatici allegati agli atti, devono essere privi di macro e campi variabili. Essi possono essere anche in formato posta elettronica certificata, purché contengano i file nei formati PDF, rich text format, MPEG2 e MPEG4, particolari formati audio come MP3 (.mp3), FLAC (.flac), formato text e ipertesto.

Trasmissione a mezzo pec di atti del procedimento civile

Nel procedimento civile, l’atto in forma di documento informatico e gli allegati devono essere trasmessi dai soggetti abilitati esterni a mezzo pec. L’atto, così come i suoi allegati, devono essere contenuti nella busta telematica, che è un file in formati MIME.

La busta non può avere una dimensione superiore ai 60 Megabyte. Essa viene trasmessa all’ufficio giudiziario destinatario in allegato a un messaggio pec, che rispetta determinate specifiche per quanto riguarda il mittente, il destinatario, l’oggetto, il corpo e gli allegati. L’elaborazione della busta può restituire diverse anomalie codificate con i termini warn, error e fatal.

Notifiche pec: l’art. 21

La norma dedicata nello specifico alle notificazioni a mezzo pec è l’articolo 21 e si riferisce a quelle che vengono effettuate dagli uffici giudiziari ai soggetti abilitati esterni e agli utenti privati. La notifica viene effettuata recuperando l’indirizzo dai pubblici elenchi e la comunicazione o notificazione è riportata nel corpo del messaggio e nel file allegato. Il gestore dei servizi recupera poi ile ricevute della pec e gli avvisi di mancata consegna dal gestore pec del Ministero e lli conserva all’interno del fagiolo informatico. La ricevuta è breve per le comunicazioni. È invece completa per le notificazioni.

La comunicazione o la notificazione che contiene particolari categorie di dati personali è effettuata invece per estratto ai sensi dell’art. 22. Il destinatario effettua il prelievo dell’atto integrale accedendo all’URL contenuto nel messaggio di avviso PEC.

Notificazioni pec avvocati

L’art. 26 è dedicato nello specifico alle “Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati”. Esso sancisce che, quando l’atto da notificare è un documento informatico, esso deve essere in formato PDF o PDF/A e allegato al messaggio pec. Si procede nello stesso modo quando l’atto da notificare è l’atto del processo da trasmettere all’ufficio giudiziario.

Consulenza tecnica preventiva per comporre la lite

La consulenza tecnica preventiva ai fini della composizione della lite è un istituto di diritto processuale previsto e disciplinato dall’articolo 696 bis c.p.c. Si tratta di un istituto giuridico in vigore dal 1° marzo 2006.  Questa consulenza si pone l’obiettivo di deflazionare il processo, evitandolo e componendo la lite prima che il processo abbia inizio. Esso tuttavia rappresenta anche un valido sussidio per istruire la causa giudiziale, che le parti dovessero eventualmente intraprendere.

Differenza rispetto all’accertamento tecnico

L’istituto in esame si distingue dall’istituto similare dell’accertamento tecnico per una differenza fondamentale. L’articolo 696 bis c.pc al comma 1 dispone infatti che “L’espletamento di una consulenza tecnica, in via preventiva, può essere richiesto anche al di fuori delle condizioni di cui al primo comma dell’articolo 696.”

Questo significa che la consulenza tecnica, a differenza dell’accertamento tecnico, non richiede  per il suo svolgimento la sussistenza di un periculum in mora rappresentato dalla dispersione dei mezzi di prova.

Il primo comma dell’articolo 696 c.p.c dispone infatti che l’autorità giudiziale competente possa disporre l’accertamento tecnico, così come l’ispezione, quando c’è l’urgenza di verificare, prima del giudizio, lo stato dei luoghi o la condizione di determinate cose.

Natura della consulenza tecnica preventiva

La natura cautelare della consulenza tecnica preventiva tuttavia non viene meno a causa della sua finalità conciliativa.

La Corte di Cassazione nella sentenza n. 23976/2019 ha chiarito che: “se è pur vero che, con riferimento alla consulenza tecnica preventiva di cui all’art. 669-bis cod. proc. civ., difetta il presupposto del periculum in mora, deve ritenersi – anche alla luce di quanto affermato dalla Consulta con la sentenza n. 26 del 2010 – che la disciplina dettata dagli artt. 692-699 cod. proc. civ. non esclude «la natura cautelare delle relative misure», da intendersi, all’evidenza, latamente cautelare quanto al procedimento di cui all’art. 696-bis cod. proc. civ., evidenziandosi che l’espletamento di una consulenza tecnica, in via preventiva, può essere richiesto anche in caso di urgenza e ciò trova conferma nello stesso tenore letterale dell’art. 696-bis cod. proc. civ., il quale espressamente prevede che una siffatta consulenza possa essere richiesta «anche» al di fuori (e non solo in difetto) delle condizioni di cui al primo comma dell’art. 696 cod. proc. civ., il quale fa espresso riferimento al presupposto dell’urgenza.”

Oggetto

La consulenza tecnica preventiva può essere impiegata quando si vuole procedere all’’accertamento e alla determinazione dei crediti che derivano dalla mancata o inesatta esecuzione di obbligazioni contrattuali o di obblighi scaturenti da fatti illeciti.

Aspetti procedurali

Dal punto di vista procedurale l’articolo 696 bis c.p.c dispone il rinvio al comma 3 dell’articolo 696 c.p.c dedicato all’accertamento tecnico preventivo. Questo comma a sua volta dispone che il Presidente del Tribunale o il Giudice di Pace provvedano nelle forme degli articoli 694 e 695 c.p.c in quanto applicabili.

La consulenza tecnica preventiva presuppone quindi una domanda, che la parte interessata deve proporre con ricorso. In questo atto la parte istante deve esporre sommariamente i fatti, anche se in modo chiaro e preciso.

Dopo che la parte provvede al deposito del ricorso il giudice con decreto fissa il termine perentorio entro l’istante deve notificare il provvedimento con cui ha fissato l’udienza e il ricorso.

Il Giudice provvede quindi alla nomina del consulente tecnico. In seguito stabilisce la data in cui le operazioni avranno inizio. All’udienza, a cui il consulente deve comparire, il giudice verifica la regolarità delle notifiche e specifica i quesiti a cui i consulente deve rispondere. Durante lo svolgimento della consulenza le parti possono essere assistite dai rispettivi consulenti.

Consulenza tecnica preventiva: esiti

La consulenza tecnica preventiva finalizzata a comporre la lite e ad evitare l’avvio della causa può avere due esiti diversi. Vediamo quali.

Conciliazione della controversia

La consulenza tecnica preventiva che si conclude con un esito positivo  prevede la formazione del processo verbale dell’avvenuta conciliazione. Il giudice attribuisce al processo verbale il valore di titolo esecutivo. In questo modo la parte adempiente potrà agire nei confronti della parte che non tiene fede agli impegni presi nell’accordo. Le modalità previste sono due: avviando l’espropriazione forzata o procedendo all’iscrizione dell’ipoteca giudiziale. Il vantaggio di questo processo verbale è che non è soggetto all’imposta di bollo.

Mancata conciliazione della controversia

Nell’ipotesi contraria, ossia se le parti non raggiungono un accordo e quindi non si conciliano, entrambe possono chiedere che la relazione redatta e depositata dal consulente venga acquisita agli atti del processo che verrà avviato.

In caso di mancata conciliazione l’ultimo comma dell’articolo 696 bis c.p.c dispone che a questo punto troveranno applicazioni le norme che regolano la consulenza tecnica nell’ambito dell’istruzione probatoria (art. 191-197 c.p.c).

Cos’è un accertamento tecnico preventivo?

L’accertamento tecnico preventivo, detto anche ATP, è un mezzo istruttorio che viene assunto in condizioni di urgenza, in vista dell’instaurazione di un giudizio (e quindi prima del giudizio stesso), per accertare lo stato dei luoghi o la condizione di cose in un preciso momento.

Lo scopo dell’ATP è quello di accertare tali condizioni prima che possano cambiare e rendere conseguentemente impossibile un successivo rilievo.

Come si richiede l’ATP ex art. 696 c.p.c.

Il procedimento finalizzato all’accertamento tecnico preventivo rientra tra quelli di istruzione preventiva disciplinati dal codice di procedura civile ed è regolato dall’art. 696 c.p.c. 

L’ATP si richiede con ricorso al giudice che sarebbe competente per il giudizio di merito (o, in casi di eccezionale urgenza, al giudice del luogo in cui la prova deve essere assunta), in cui devono essere indicati i motivi che giustificano l’urgenza del provvedimento richiesto.

Se ritiene di accogliere il ricorso, in considerazione della ragionevole fondatezza dell’istanza (fumus boni iuris) e del possibile pregiudizio paventato dal richiedente derivante dall’eventuale inerzia (periculum in mora), il giudice nomina un consulente tecnico d’ufficio (CTU) e fissa l’udienza a cui partecipano le parti in contraddittorio e il consulente stesso.

Il ricorso per ATP, ove accolto, deve essere notificato alla controparte insieme al decreto di fissazione dell’udienza.

Se il CTU accetta l’incarico, il giudice fissa la data dell’inizio delle operazioni peritali e assegna al consulente un termine per il deposito della relazione conseguente all’accertamento.

Chi paga il CTU in un accertamento tecnico preventivo?

Il carattere di urgenza dell’accertamento tecnico preventivo può essere dovuto a svariate motivazioni, come la deperibilità di un oggetto, il pericolo di alterazione dello stato dei luoghi o la necessità improcrastinabile di provvedere al ripristino degli stessi, senza poter attendere i tempi di un giudizio.

Si tratta, in sostanza, di un procedimento cautelare volto a “immortalare” le condizioni di un luogo o di una cosa, prima che le stesse possano cambiare.

Al sopralluogo finalizzato all’accertamento tecnico preventivo possono presenziare anche i consulenti tecnici di parte (CTP), delle cui osservazioni il CTU deve dar conto.

Una volta depositata la relazione, il procedimento di istruzione preventiva si chiude, con addebito delle relative spese in capo al richiedente. Salva la possibilità che le stesse vengano poi rifondate in caso di instaurazione del giudizio di merito e accoglimento della domanda con contestuale condanna del soccombente al pagamento delle spese di giudizio.

Le valutazioni del CTU nell’accertamento tecnico preventivo

Nel corso del tempo, la disciplina dell’accertamento tecnico preventivo è stata affinata dal legislatore, anche sulla scorta di alcune pronunce della Corte Costituzionale.

In particolare, è stata ammessa la possibilità di svolgere l’ATP anche sulla persona del richiedente o, ove vi sia consenso, sula persona nei cui confronti è diretta l’istanza.

Inoltre, dopo la novella legislativa in vigore dal 2006, l’accertamento tecnico preventivo può anche comprendere valutazioni del CTU sulle cause e sui danni provocati dall’evento sul bene oggetto di accertamento.

L’accertamento preventivo sui crediti ex art. 696 bis

Un’altra novità introdotta dalla novella del 2005 è la possibilità di esperire la consulenza tecnica preventiva anche in assenza di pericolo di dispersione della prova, per l’accertamento e la determinazione di crediti derivanti da fatto illecito o dalla mancata o inesatta esecuzione di obblighi contrattuali (art. 696-bis c.p.c.).

In tal caso, al consulente è demandato anche l’esperimento del tentativo di conciliazione tra le parti.

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Compensazione spese di lite

I rapporti tra le note integrative e il decreto ex art. 171-bis c.p.c.

Se la Riforma Cartabia si prefiggeva l’obiettivo di portare chiarezza, semplificazione e rapidità nell’ambito del processo civile, purtroppo non si può dire che ciò sia avvenuto con specifico riferimento al tema delle memorie integrative ex art. 171-ter c.p.c. e del decreto che il giudice dovrebbe emanare a margine delle verifiche preliminari ex art. 171-bis.

Sul punto si è verificata una certa confusione e divergenza di opinioni tra gli addetti ai lavori, sfociata in una diversità di operato da parte degli avvocati e nel contrastante tenore dei provvedimenti adottati dai giudici dei Tribunali.

Ricapitoliamo brevemente la materia, per poi concentrarci sui più recenti interventi legislativi, che intendono apportare correttivi alla riforma Cartabia per riportare, quanto meno, la dovuta chiarezza normativa sul tema.

Le memorie integrative dopo la Riforma Cartabia

Come risaputo, le note integrative ex art. 171-ter c.p.c. sostituiscono, sostanzialmente, le vecchie memorie ex art. 183, sesto comma, e consentono alle parti di modificare e precisare domande, eccezioni e richieste istruttorie in un momento che precede la celebrazione della prima udienza.

Ciò allo scopo, diversamente da quanto accadeva nel rito pre-riforma, di mettere il giudice in condizioni di arrivare alla prima udienza già consapevole del thema decidendum ed istruttorio.

Ebbene, secondo le previsioni dell’articolo in questione, tali memorie possono essere depositate dalle parti entro determinati termini (pari a quaranta, venti e dieci giorni prima) da calcolarsi a ritroso, rispetto alla data di udienza di prima comparizione.

Già, ma qual è, di preciso, questa data? Ecco il vero nodo della questione.

Data della prima udienza di comparizione: il decreto ex art. 171-bis

Di regola, la data dell’udienza di prima comparizione ex art. 183 c.p.c. è quella indicata dall’attore nell’atto di citazione.

Il convenuto è tenuto a costituirsi entro 70 giorni prima di tale data, e dalla scadenza di tale termine il giudice, ex art. 171-bis, ha quindici giorni (termine ordinatorio, si badi) per compiere le verifiche preliminari sulla regolarità del contraddittorio e per indicare alle parti le questioni rilevabili d’ufficio di cui ritiene opportuna la trattazione.

Ebbene, quando pronuncia tali provvedimenti, il giudice ha facoltà di fissare una nuova data per l’udienza di comparizione delle parti, “rispetto alla quale decorrono i termini indicati dall’articolo 171-ter” (art. 171-bis, secondo comma). Inoltre, se non provvede in tal senso, egli “conferma o differisce, fino ad un massimo di quarantacinque giorni, la data della prima udienza”, ed anche in tal caso i termini ex art. 171-ter decorrono con riferimento a tale nuova data.

Adesso, il dilemma che si è posto all’attenzione di dottrina e giurisprudenza è il seguente: il giudice è tenuto in ogni caso ad adottare il decreto di cui all’art. 171-bis, o in mancanza è da ritenersi implicita la conferma della data fissata dall’attore? E cosa succede se adotta il decreto decorso il termine ordinatorio di quindici giorni indicato da tale articolo, e in particolare se tale decreto sopraggiunga dopo l’avvenuto deposito di note ex art. 171-ter da parte degli avvocati?

E ancora: il decreto del giudice vale ad autorizzare il deposito delle memorie integrative, o queste possono essere presentate anche senza alcuna concessione da parte del giudice?

Incertezze in giurisprudenza sulle memorie integrative ex art. 171-ter

Come si vede, il proposito di semplificare e velocizzare la procedura, proprio della Riforma Cartabia, è stato frustrato, in questo caso, dalla mancanza di chiarezza riguardo alla necessità, o meno, dell’adozione del decreto di conferma, differimento o fissazione di una nuova udienza da parte del giudice, ex art. 171-bis.

E così, si sono verificati casi in cui il Tribunale ha ritenuto erroneo il deposito di memorie integrative ex art. 171-ter in assenza di decreto del giudice (Trib. Treviso 25.01.2024 o anche il provvedimento del Trib. Pistoia, 22.09.2023, con cui, in sostanza, si riteneva che la decorrenza dei termini per il deposito delle note non potesse considerarsi ancora iniziata, mancando il provvedimento giudiziale); e casi in cui il Tribunale ha espressamente fatto salvi i termini ex art. 171-ter, facendoli decorrere dalla data di udienza fissata dall’attore, in un caso in cui il decreto di fissazione dell’udienza era stato adottato oltre il termine di quindici giorni previsto dall’art. 171-bis (Trib. Firenze, 19.01.2024).

Il Tribunale di Piacenza è andato ancora oltre, con un provvedimento del 01.05.2023, sostenendo espressamente che il deposito delle note ex art. 171-ter debba essere autorizzato dal giudice, sul modello del previgente rito in cui il codice prevedeva una formale concessione dei termini per le note ex art. 183 sesto comma, possibile peraltro solo su apposita richiesta di parte.

Correttivo sulla necessità del decreto all’esito delle verifiche preliminari

Insomma, un po’ di confusione si è fatta, e forse la colpa non è nemmeno di una Riforma tutto sommato ben scritta sul punto, ma piuttosto di un certo eccesso nello sforzo interpretativo da parte degli operatori: non appare, in fin dei conti, così scontato ritenere che l’intenzione del legislatore fosse quella di rendere necessario in tutti i casi un decreto relativo alla data di prima udienza, e tanto meno che dall’adozione di questo dipendesse, addirittura, la possibilità o meno di depositare le memorie integrative.

Lo schema di decreto legislativo presentato a marzo

Ma tant’è, i dubbi e le interpretazioni discordanti ci sono stati, e così siamo arrivati alla situazione attuale: la necessità di un correttivo alla Riforma Cartabia, che è in effetti ai lavori, sotto forma di Schema di decreto legislativo, presentato in data 18 marzo 2024 e concernente disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 10 ottobre 2022, n. 149.

Nel dettaglio, a dirimere d’ora in poi ogni dubbio sul tema sopra affrontato, il documento prevede all’art. 3 (Modifiche al codice di procedura civile) la riformulazione dell’art. 171-bis nel senso di prevedere “che la fase delle verifiche preliminari debba comunque concludersi con un decreto del giudice istruttore” e di precisare che “i termini di cui all’art. 171-ter per il deposito di memorie integrative iniziano a decorrere dalla data del decreto”, computandosi gli stessi rispetto all’udienza fissata nell’atto di citazione o dal giudice istruttore.

Tale modifica, viene precisato nell’atto di delega al Governo, “ha anche lo scopo di eliminare ogni dubbio circa il fatto che in sede di verifiche preliminari il giudice deve in ogni caso emettere un provvedimento di conferma o differimento dell’udienza, anche se non adotta uno dei provvedimenti relativi alla corretta instaurazione del contraddittorio”.